PDF documenten

Alle eisen die voor webpagina’s gelden zijn ook op PDF-bestanden van toepassing. De manier waarop je ze toepast wijkt wel af. Voor PDF-bestanden gebruik je vaak heel andere technieken dan voor ‘gewone’ webpagina’s. Het toegankelijk maken van kantoorbestandsformaten zoals pdf kan lastig zijn, vooral als het om grote hoeveelheden gaat. Lees bij specifieke situaties en uitzonderingen welke uitzonderingen er onder het huidige en toekomstige beleid gelden. Je vindt hier ook tips en handvatten om aan de slag te gaan.

Het is bijna nooit nodig om informatie in een PDF-bestand te zetten. Vaak kun je dezelfde informatie op een gewone webpagina in het CMS plaatsen. Als er geen zwaarwegende reden is om PDF te gebruiken is dat altijd een veel betere keuze. Waarom?

1. Webpagina’s worden beter weergegeven op kleine schermen;
2. PDF´s zijn niet schaalbaar;
3. Bezoekers hoeven niet om te schakelen naar een andere omgeving (van de website naar het PDF-bestand);
4. Webpagina’s laden meestal sneller dan PDF-bestanden. Voor formulieren geldt hetzelfde: meestal zijn deze gebruiksvriendelijker en eenvoudiger te maken als ze geplaatst worden op een webpagina dan in een pdf-bestand.

• Brondocumenten direct toegankelijk aanleveren: Zorg dat nieuwe pdf-documenten direct toegankelijk worden aangeleverd. Open Office en Microsoft Word bieden functionaliteit hiervoor. Alle toegankelijkheidsrichtlijnen die gelden voor websites gelden ook voor PDF's.
• Toegankelijke sjablonen: Laat bestaande sjablonen voor Open Office of Microsoft Word aanpassen zodat de documenten die je ermee maakt makkelijk in een toegankelijke pdf omgezet kunnen worden.
• Documenten omzetten naar PDF: Het documentformaat moet PDF/UA zijn.
• Richtlijnen voor urgente documenten: soms moet een document snel online staan. Dat kan een goed argument zijn om een document in eerste instantie niet volledig toegankelijk te publiceren. Maar het moet dan wel binnen een redelijke termijn toegankelijk worden gemaakt. Stel hier richtlijnen voor op en vermeld deze in de toegankelijkheidsverklaring.

Als je voor een Woo-verzoek vertrouwelijke gegevens uit een pdf verwijdert, dan wordt de verwijderde tekst ‘zwartgelakt’ en de pdf wordt geanonimiseerd. Bij het toegankelijk maken van een geanonimiseerde pdf komt veel kijken.

Hoe je een pdf met zwartgelakte delen digitaal toegankelijk maakt en waar je rekening mee houdt, lees je op Documenten en toegankelijkheid – Een toegankelijke pdf met zwartgelakte delen(Verwijst naar een externe website).