Tips voor een goede aanbesteding

Je staat op het punt om aan te besteden en daar komt een boel bij kijken. Vragen die opkomen zijn: Welke partijen zijn er in de markt die in aanmerking komen? Wat moeten wij allemaal uitvragen en hoe? Wat willen wij van de partijen die inschrijven ontvangen? Deze pagina helpt je bij het bepalen van de belangrijke onderwerpen die jullie in de aanbesteding moeten uitvragen en waarom.

1. Vraag om technische toegankelijkheidsgarantie

Digitale toegankelijkheid is een belangrijk onderwerp bij digitale dienstverlening. Want we moeten er voor zorgen dat iedereen op elk moment volwaardig toegang heeft tot alle online kanalen. Neem in de aanbesteding als eis op dat de website binnen één maand na oplevering voldoet aan de technische toegankelijkheid volgens de WCAG 2.2 richtlijnen. En vraag naar een toegankelijkheidsgarantie, zodat knelpunten worden opgelost. Als je wilt weten of een leverancier kan voldoen aan de toegankelijkheids eisen zou je kunnen vragen om bij de aanbesteding een geldige toegankelijkheids verklaring mee te sturen van een eerder opgeleverde website.

Succesvol:

Wij garanderen technische digitale toegankelijkheid. OpenGemeenten laat iedere twee jaar een toegankelijkheidsaudit uitvoeren op de techniek. Zo weet jij als opdrachtgever dat je website gegarandeerd technisch voldoet. Je hoeft alleen nog een onderzoek te laten doen naar de toegankelijkheid van je content. Blijkt er toch nog iets te zijn dat we niet volledig toegankelijk hebben opgelost? Dan pakken we dat direct op, zonder er extra kosten voor te rekenen.

2. Vraag niet naar een workaround, maar naar een oplossing voor je knelpunt

Bij aanbestedingen worden er vaak vele eisen gesteld aan de toekomstige nieuwe oplossing. Vaak ontstaan deze eisen vanuit frustratie over de huidige oplossing. Denk niet vanuit de frustratie of de workaround, maar beschrijf het probleem waar je een oplossing voor wilt. Vraag altijd om een demonstratie van de leverancier, zodat je op ideeën wordt gebracht over andere oplossingsrichtingen. 

Succesvol:

Onze oplossing bevat vele tientallen, direct te gebruiken en digitaal toegankelijke componenten, waarmee de website kan worden opgebouwd, zoals een mediaplayer en extensies om kaarten mee te plaatsen. Op de voorbeeldwebsite van Lenteveld(Verwijst naar een externe website) vind je een compleet overzicht van wat er nu is.

3. Houd rekening met thematische websites die je in de toekomst wilt gebruiken

Denk bij de uitvraag al goed na over jullie verwachtingen van themawebsites. Wat voor doorlooptijd is voor jullie acceptabel en tegen welke kosten? Moet er voor elke website een complete vormgeving worden ontwikkeld? Ook hier kan het voordelig zijn om als eis op te nemen dat de leverancier een standaard oplossing/werkwijze heeft voor het ontsluiten van thematische en/of subsites. Praktisch alle CMS-systemen hebben multisite oplossingen, maar zonder een standaard oplossing of werkwijze kan het ontsluiten van een thematische website nog steeds een kostbaar en langdurig project worden.

Succesvol:

OpenGemeenten heeft het themawebsite-concept voor ontwikkeld. Dit is een kant en klare oplossing die snel en tegen acceptabele kosten is in te zetten. We zetten de thematische websites trouwens nooit in dezelfde omgeving als een toptakenwebsite. Hierdoor wordt het primaire en secundaire verkeer van de gemeente logisch gescheiden. Wanneer er onverhoopt verstoringen zijn worden de risico's in de bereikbaarheid van de verkeersstromen van de gemeente verspreid. Wij ontwikkelen dergelijke websites vanaf € 4000,- met een doorlooptijd van 6 weken.

4. Is het CMS van je website altijd up-to-date?

In de meeste aanbestedingen wordt er in de uitvraag wel gesproken over updates, maar vaak gaat dat over de security updates en de zogenaamde na-de-punt-updates van het CMS (van versie 11.3 naar 11.4). Soms wordt er ook nog gesproken over updates van PHP en MySQL en andere onderliggen systemen, maar het gaat eigenlijk nooit over de upgrade van het CMS, dus van versie 11 naar versie 12. Dit betekent dus dat je keurig netjes alle updates van het CMS kunt doorvoeren, dus van 11.3 naar 11.4 naar 11.5 etc., maar dat je nog steeds met een verouderd systeem zit zodra de support voor versie 11 stopt en je geen afspraken hebt gemaakt over de upgrades. In de praktijk zien we dit veel gebeuren en dit resulteert bijna altijd in een compleet nieuw en kostbaar project, met wederom een beperkte levensduur.

Succesvol:

Bij OpenGemeenten gebruiken we altijd de up-to-date versie van TYPO3. Gegarandeerd! Iedere anderhalf jaar brengt TYPO3 een versie upgrade uit. Deze upgrades voerden wij de afgelopen jaren door voor een bedrag van € 3500,- per toptakenwebsite per anderhalf jaar.

5. Onderhoud en support is geen business model

De ontwikkeling van een nieuwe website is één, maar na livegang werk je nog jarenlang samen met de gekozen leverancier. Bij veel bedrijven is onderhoud en support een business model (lees: uurtje factuurje) of je moet een losse strippenkaart afnemen. Dwing af dat onderhoud en support in je SLA zitten.

Succesvol:

Wij zijn van mening dat onderhoud en support onderdeel zijn van het contract dat we met elkaar aangaan. Je zult van ons dus nooit een factuur hiervoor ontvangen. Dit kunnen wij doen omdat wij (in theorie) geen maatwerk maken. Wij bieden een concept aan dat door alle aangesloten gemeenten wordt gebruikt. Dit is zeer grondig getest en wordt al op grote schaal gebruikt waardoor er geen of nauwelijks nog fouten/bugs in zitten. Je hebt onze supportmedewerkers dus bijna nooit nodig.

6. Leg uit wat je verwacht van de samenwerking

We lezen regelmatig in aanbestedingen dat de wens bestaat (of het is zelfs als eis opgenomen) om samen te werken met andere gemeenten. Heel begrijpelijk, echter wordt dit vaak niet concreet gemaakt in de aanbesteding. Denk bij het uitvragen goed na over wat belangrijk is voor jullie en hoe jullie samenwerking voor je zien. Ook als je een klein team hebt met beperkte capaciteit, kun je juist profiteren van de kennis en doorontwikkeling bij collega-gemeenten.

Succesvol:

OpenGemeenten heeft een grote community van meer dan 30 gemeenten. Wij stimuleren samenwerken en gemeenten weten elkaar steeds beter te vinden. Hiervoor hebben wij verschillende middelen. Een keer per jaar hebben we een fysieke communitydag die helemaal in het teken staat van kennisdelen en de doorontwikkeling van het concept. Daarnaast organiseren we maandelijks online kennissessies waarin een onderwerp naar keuze wordt uitgediept. Tenslotte hebben we een communityportal, waarop veel vragen gesteld worden en kennis wordt gedeeld. Dat is nou echt samenwerken!

7. Een formulierengenerator is geen onderdeel van je CMS

We maken het nogal eens mee dat er in aanbestedingen voor een nieuwe gemeentelijke website ook om een formulieren-editor wordt gevraagd. In onze ogen moet je deze twee diensten apart uitvragen en niet in één aanbesteding. Een formulierengenerator is een applicatie an sich met een eigen techniek en andere complexiteit. Er zijn verschillende partijen op de markt die hier goede oplossingen voor aanbieden. Als je verwacht dat de leverancier van je website dit erbij doet, boet je veelal in op kwaliteit en mogelijkheden en daarnaast verklein je de groep van potentiële leveranciers.

Succesvol:

Netwerkpartners die goede formulieren leveren. Wij hebben een uitgebreid netwerk en kunnen je in contact brengen met leveranciers die zich specifiek richten op het ontwikkelen van toegankelijke en veilige formulieren. Bovendien kunnen ze je helpen met onder meer DigiD en eHerkenning en betaalmodules.

8. Niet voldoen aan een van de gestelde eisen = consequentie

In een aanbesteding worden vele meetbare wensen en eisen uitgevraagd, maar hoe je ga je er mee om als hier niet aan wordt voldaan? Wat als de leverancier de overeengekomen deadline niet haalt, of als de website toch niet blijkt te voldoen aan de WCAG? Helaas worden de eisen die vooraf zijn gesteld vaak niet geëvalueerd, waardoor je als opdrachtgever met de brokken zit. Koppel daarom consequenties aan de eisen die gesteld worden in de aanbesteding. Daarmee creëer je commitment bij de leverancier en voorkom je dat alle inschrijvende partijen overal ‘zomaar ja’ op zeggen.

Succesvol:

Afspraak is afspraak. Bij OpenGemeenten maken we heldere afspraken over zaken als planning en toegankelijkheid. Wij ontwikkelen een gemeentelijke website in een doorlooptijd van 3 maanden en alles wat wij opleveren voldoet aan de WCAG. Gegarandeerd!