Tips voor een goede aanbesteding

Je staat op het punt om aan te besteden en daar komt een boel bij kijken. Vragen die opkomen zijn: Welke partijen zijn er in de markt die in aanmerking komen? Wat moeten wij allemaal uitvragen en hoe? Wat willen wij van de partijen die inschrijven ontvangen? Deze pagina helpt je bij het bepalen van de belangrijke onderwerpen die jullie in de aanbesteding moeten uitvragen en waarom.

Digitale toegankelijkheid is een belangrijk onderwerp bij digitale dienstverlening. Want we moeten er voor zorgen dat iedereen op elk moment volwaardig toegang heeft tot alle online kanalen. Neem in de aanbesteding als eis op dat de website binnen één maand na oplevering voldoet aan de technische toegankelijkheid volgens de WCAG 2.2 richtlijnen. En vraag naar een toegankelijkheidsgarantie, zodat knelpunten worden opgelost. Als je wilt weten of een leverancier kan voldoen aan de toegankelijkheids eisen zou je kunnen vragen om bij de aanbesteding een geldige toegankelijkheids verklaring mee te sturen van een eerder opgeleverde website.

Bij aanbestedingen worden er vaak vele eisen gesteld aan de toekomstige nieuwe oplossing. Vaak ontstaan deze eisen vanuit frustratie over de huidige oplossing. Denk niet vanuit de frustratie of de workaround, maar beschrijf het probleem waar je een oplossing voor wilt. Vraag altijd om een demonstratie van de leverancier, zodat je op ideeën wordt gebracht over andere oplossingsrichtingen. 

Denk bij de uitvraag al goed na over jullie verwachtingen van themawebsites. Wat voor doorlooptijd is voor jullie acceptabel en tegen welke kosten? Moet er voor elke website een complete vormgeving worden ontwikkeld? Ook hier kan het voordelig zijn om als eis op te nemen dat de leverancier een standaard oplossing/werkwijze heeft voor het ontsluiten van thematische en/of subsites. Praktisch alle CMS-systemen hebben multisite oplossingen, maar zonder een standaard oplossing of werkwijze kan het ontsluiten van een thematische website nog steeds een kostbaar en langdurig project worden.

In de meeste aanbestedingen wordt er in de uitvraag wel gesproken over updates, maar vaak gaat dat over de security updates en de zogenaamde na-de-punt-updates van het CMS (van versie 11.3 naar 11.4). Soms wordt er ook nog gesproken over updates van PHP en MySQL en andere onderliggen systemen, maar het gaat eigenlijk nooit over de upgrade van het CMS, dus van versie 11 naar versie 12. Dit betekent dus dat je keurig netjes alle updates van het CMS kunt doorvoeren, dus van 11.3 naar 11.4 naar 11.5 etc., maar dat je nog steeds met een verouderd systeem zit zodra de support voor versie 11 stopt en je geen afspraken hebt gemaakt over de upgrades. In de praktijk zien we dit veel gebeuren en dit resulteert bijna altijd in een compleet nieuw en kostbaar project, met wederom een beperkte levensduur.

De ontwikkeling van een nieuwe website is één, maar na livegang werk je nog jarenlang samen met de gekozen leverancier. Bij veel bedrijven is onderhoud en support een business model (lees: uurtje factuurje) of je moet een losse strippenkaart afnemen. Dwing af dat onderhoud en support in je SLA zitten.

We lezen regelmatig in aanbestedingen dat de wens bestaat (of het is zelfs als eis opgenomen) om samen te werken met andere gemeenten. Heel begrijpelijk, echter wordt dit vaak niet concreet gemaakt in de aanbesteding. Denk bij het uitvragen goed na over wat belangrijk is voor jullie en hoe jullie samenwerking voor je zien. Ook als je een klein team hebt met beperkte capaciteit, kun je juist profiteren van de kennis en doorontwikkeling bij collega-gemeenten.

We maken het nogal eens mee dat er in aanbestedingen voor een nieuwe gemeentelijke website ook om een formulieren-editor wordt gevraagd. In onze ogen moet je deze twee diensten apart uitvragen en niet in één aanbesteding. Een formulierengenerator is een applicatie an sich met een eigen techniek en andere complexiteit. Er zijn verschillende partijen op de markt die hier goede oplossingen voor aanbieden. Als je verwacht dat de leverancier van je website dit erbij doet, boet je veelal in op kwaliteit en mogelijkheden en daarnaast verklein je de groep van potentiële leveranciers.

In een aanbesteding worden vele meetbare wensen en eisen uitgevraagd, maar hoe je ga je er mee om als hier niet aan wordt voldaan? Wat als de leverancier de overeengekomen deadline niet haalt, of als de website toch niet blijkt te voldoen aan de WCAG? Helaas worden de eisen die vooraf zijn gesteld vaak niet geëvalueerd, waardoor je als opdrachtgever met de brokken zit. Koppel daarom consequenties aan de eisen die gesteld worden in de aanbesteding. Daarmee creëer je commitment bij de leverancier en voorkom je dat alle inschrijvende partijen overal ‘zomaar ja’ op zeggen.