PDF documenten

Alle eisen die voor webpagina’s gelden zijn ook op PDF-bestanden van toepassing. De manier waarop je ze toepast wijkt wel af. Voor PDF-bestanden gebruik je vaak heel andere technieken om ze toegankelijk te maken dan voor ‘gewone’ webpagina’s. Je vindt hier tips en handvatten om aan de slag te gaan.

• Inventariseren: Bekijk in de statistieken van je website hoe vaak iedere PDF is bekeken.
• Opruimen: Verwijder alle documenten die verouderd zijn. En verwijder alle documenten die niet of nauwelijks bekeken zijn.
• Stel prioriteiten: Maak eerst de belangrijkste en meest bekeken bestanden toegankelijk. Dit kan door er een webpagina van te maken of door de PDF zelf toegankelijk te maken.
• Op aanvraag: Maak de overgebleven ontoegankelijke documenten op aanvraag toegankelijk. Bied bezoekers de mogelijkheid om een toegankelijke versie op te vragen. Geef aan op welke termijn de toegankelijke versie beschikbaar is.

Het is bijna nooit nodig om informatie in een PDF-bestand te zetten. Vaak kun je dezelfde informatie op een gewone webpagina plaatsen. Als er geen zwaarwegende reden is om PDF te gebruiken is dat altijd een veel betere keuze. Waarom?

1. Webpagina’s worden beter weergegeven op kleine schermen;
2. PDF´s zijn niet schaalbaar;
3. Bezoekers hoeven niet om te schakelen naar een andere omgeving (van de website naar het PDF-bestand);
4. Webpagina’s laden meestal sneller dan PDF-bestanden. Voor formulieren geldt hetzelfde: meestal zijn deze gebruiksvriendelijker en eenvoudiger te maken als ze geplaatst worden op een webpagina dan in een pdf-bestand.

1. Brondocumenten direct toegankelijk aanleveren: Zorg dat nieuwe pdf-documenten direct toegankelijk worden aangeleverd. In Word zit een tabblad waarmee je de toegankelijkheid van je document kunt controleren.
2. Toegankelijke sjablonen: Laat sjablonen voor veel voorkomende documenten (memo, voorstel, besluit) maken voor Open Office of Microsoft Word, zodat de documenten die je ermee maakt makkelijk in een toegankelijke pdf omgezet kunnen worden.
3. Wordt het document opgemaakt door een vormgever? Stuur dan een checklist mee, zodat ook de vormgever rekening houdt met toegankelijkheid.
4. Documenten omzetten naar PDF: Het documentformaat moet PDF/UA zijn.

• Verwerk op de juiste manier de titel en taal van het document in de metadata. Hierdoor weten gebruikers van voorleessoftware waar het document over gaat en kan de software de juiste taal toepassen.
• Gebruik een logische structuur en geef dit aan met gelabelde onderdelen, zoals koppen, lijsten en tabellen in het bronbestand.
• Beschrijf afbeeldingen en grafieken met een alternatieve tekst, zodat gebruikers van voorleessoftware weten waar die over gaat.
• Maak navigeren door het document eenvoudig door links, bladwijzers en een inhoudsopgave te gebruiken.
• Bevat je document audio of video? Zorg dan voor audio beschrijvingen en transcripties, ondertiteling (bij video) en nasynchronisatie indien nodig.
• Label velden in tabellen en formulieren, zodat de inhoud ervan duidelijk is bij het gebruik van een screenreader.

Met Pleio PDFchecker(Verwijst naar een externe website) kun je PDF bestanden testen op een aantal belangrijke WCAG 2.1 toegankelijkheidscriteria ;en op de meeste PDF/UA eisen. De applicatie helpt om veel voorkomende digitale toegankelijkheidsfouten in je document.

Als je weet welke zaken aangepast moeten worden, kun je PDF-bestanden in verschillende programma’s nabewerken. Het meest bekende programma is Adobe Acrobat Professional. Hiermee is het mogelijk om bestaande pdf-bestanden te evalueren, repareren en te verbeteren. De Pro-versie is een vereiste om aan de documenten te werken. Een andere optie is AxePDF. Ook dit is een betaald programma.

Zijn de bestanden heel groot en bevatten ze bijvoorbeeld kaarten of veel en grote afbeeldingen. Er zijn alternatieven om van deze bestanden doorbladerbare PDF's te maken, bijvoorbeeld Epub of Iwink.